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Photo de Jonathan Schoonbroodt

Administrateur chez Tacite, l'Allié des Artistes

Rédiger un email de prospection efficace à destination des programmateurs d’événements

Vous cherchez des dates et vous souhaitez obtenir de plus de résultats ? On vous donne quelques trucs et astuces afin de rédiger un mail de prospection efficace à destination des programmateurs.

Avant toute chose...

Avant de commencer tout démarchage, il est conseillé de créer une base de données reprenant : le lieu, l’adresse du lieu, le style d’artistes programmés ainsi que les coordonnées de la personne responsable de la programmation (et toutes autres informations utiles). 

 

Le diable se cache dans les détails

Un mail bourré de fautes, sans aération et avec une ponctuation douteuse est peu engageant. Certes vous n'êtes pas une agence marketing, mais bon nombre de programmateurs sont sortis de cursus en communication et négliger la forme risque d’impacter négativement votre prospection.

L’adresse mail doit faire pro. De préférence, évitez les "Berthadu69@exemple.com". 

Privilégiez une adresse simple avec votre nom ou celui du groupe, par exemple “Nomdugroupe@bonexemple.com”.

La signature du mail est très importante, peu importe votre messagerie, il est toujours conseillé de créer une signature digne de ce nom. Vous pouvez réaliser ce genre de signature grâce à des sites comme Signature Maker. Si vous ajoutez vos réseaux sociaux, vérifiez qu’ils soient à jour.

 

L’objet du mail

Lorsque l’on reçoit un mail, la première chose que l’on voit c’est l’objet. Donnez envie à votre destinataire de lire votre mail. Éveillez la curiosité de votre interlocuteur avec un objet qui appelle à une réponse, par exemple : “Demande de renseignements sur la programmation”. 

 

Quand envoyer les mails ? 

Démarcher prends du temps. Or, entre les répétitions avec le groupe, l’écriture de nouveaux morceaux, et l’échauffement de sa voix, ce n’est pas forcément facile d’envoyer vos mails au bon moment. Privilégiez les mardi, mercredi et jeudi, durant les heures de “bureau”. En effet, le lundi on est souvent assailli par les mails du week-end et les réunions de début de semaine tandis que le vendredi, on a souvent déjà un pied dans le week-end.

Pensez à déterminer à l’avance le nombres d’heure que vous êtes prêt à sacrifier pour prospecter. Si vous avez du temps libre uniquement le dimanche soir, programmez vos mails pour les jours plus propices. Plusieurs outils et plugins existent pour planifier l’envoi de mail (on vous laisse chercher celui qui convient à votre boite mail). Cela évitera à votre mail de passer inaperçu dans la boite du programmateur (qui en aura probablement reçu 50 autres durant le week-end). 

En fonction du temps dont vous disposez, il vous reste un choix important à faire : envoi en masse, ou personnalisé ? A notre avis, mieux vaut opter pour une approche personnalisée car les programmateurs y seront sensibles.

 

Le corps du texte

Commencez par vous présenter puis présenter le groupe en trois lignes maximum. Faites des phrases courtes et claires. Evitez les adjectifs de type : jeunes, amateurs, débutants... Cela jouera en votre défaveur. Idem pour les adjectifs trop encenseurs : merveilleux, super, génial...

 

Et en pièce jointe ? 

Faites simple : mettez uniquement un presskit ou un communiqué. Pour un premier contact, c’est suffisant. Pour ce qui est de vos vidéos, morceaux et autres, placez-les en hyperliens directement. Ça allégera votre mail et le rendra plus clair. Ajoutez une vidéo YouTube est une bonne idée, une miniature s’affichera en fin de mail et incitera le programmateur à découvrir ce que vous proposez.

 

Pour clôturer  

Terminer son mail par une question incitera votre interlocuteur à revenir vers vous. Il est également important d’inclure un numéro de téléphone à votre signature. Beaucoup de programmateurs sont pressés et n’ont pas le temps d’échanger des mails durant une semaine, pensez-y ! ;-) 

 

Plus de lectures sur le sujet : 

https://marketingmusical.fr/booker-dates-concert/

 

Voici un exemple de ce qu'il ne faut surtout pas faire : 

https://docs.google.com/document/d/1wWhwZi7VdwW3-CfUu6k1_ZRR0maTfPaTWN-7WZ4bv_s/edit?usp=sharing

 

Et voici remanié pour plus d’efficacité :

https://docs.google.com/document/d/1jg-ttr1c6bZbQVRv0VFS2pFUBP6tW32npYbk7I6fo48/edit?usp=sharing